Presentasi 8 Step QC For Leader Standard Astra Group

Presentasi 8 Step QC For Leader Standard Astra Group

Presentasi 8 Step QC For Leader Standard Astra Group


Pembuatan presentasi untuk project dan improvement yang dilakukan karyawan sangat penting untuk sebagai laporan dan juga dapat membantu dalam meningkatkan jenjang karir semua karyawan terutama untuk karyawan Astra Group, untuk itu dari pengalaman saya saat masuk ke Astra Group pertama kali di tahun 2013 lalu, kita dutuntut untuk bisa membuat suatu sebuah presentasi dengan 8 langkah untuk pembuatan laporan dalam project dan improvement yang akan kita lakukan.

Presentasi dengan 8 langkah tersebut sudah menjadi standard yang baku buat Astra Group, karena dengan 8 langkah tersebut alur yang diharapkan akan terjabarkan dengan jelas, dari proses Antara lain :
1.       Menentukan Tema & Judul
2.       Menetapkan Target
3.       Analisa Faktor Penyebab & Menentukan Sumber Penyebab
4.       Mencari Ide – ide & Rencana Perbaikan
5.       Implementasi Rencana Perbaikan
6.       Evaluasi Hasil
7.       Standarisasi & Rencana Pencegahan
8.       Penetapan Perbaikan Berikutnya

Dari 8 step tersebut diharapkan perbaikan yang kita lakukan dapat menjelaskan dengan detail kepada atasan ataupun kepada tim penilai nantinya. Mari kita bahas 8 langkah tersebut satu per satu.

STEP 1 (MENENTUKAN TEMA & JUDUL)
Beberapa hal yang membentuk step 1 adalah sebagai berikut dan penjelasannya :

Tema merupakan masalah yang akan diangkat untuk dianalisa, dicari apa penyebabnya, dan ditanggulangi.

Masalah
Menyimpang dari keinginan
Menyimpang dari target yang sudah ditentukan
Menyimpang dari standard yang ada

Lima Faktor Produksi : 4M1E
Adakah masalah yang berhubungan dengan material (MATERIAL) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan mesin/alat (MACHINERY) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan manusia (MAN) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan metode (METHOD) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan lingkungan (ENVIRONMENT) ?

Pertanyaan Untuk Mencari Tema
Adakah yang bisa dibuat lebih akurat ?
Adakah yang bisa dibuat lebih cepat ?
Adakah yang bisa ditingkatkan ?
Adakah yang bisa dibuat lebih murah ?
Adakah yang bisa dibuat lebih mudah ?
Adakah yang bisa dibuat lebih ringan ?
Adakah yang bisa dibuat lebih bersemangat ?
Adakah yang bisa dibuat lebih aman ?

Tiga masalah dalam pekerjaan :
Adakah masalah yang berhubungan dengan pemborosan (MUDA) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan ketidakseimbangan (MURA) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan beban berlebihan (MURI) ?



DATA SEBAGAI SUMBER TEMA

Manfaat Data :
1.Bisa menggambarkan keadaan saat ini
2.Bisa digunakan untuk mengendalikan proses
3.Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi 
4.Bisa digunakan untuk menganalisa dan memperbaiki proses

Bicara Dengan Data
• Nyatakan persoalan menjadi karakteristik yang terukur
• Persoalan bisa dilihat dari data yang ada, bukan berdasarkan anggapan semata

Langkah-Langkah Pengumpulan Data
• Rencanakan pengumpulan data (data apa, siapa yang mengumpulkan data, dimana dan kapan data dikumpulkan)
• Pastikan cara memperoleh data (bagaimana cara mengumpulkan data)
• Kumpulkan data (sumber data)

Business Case
Business Case merupakan latar belakang dari project yang dilakukan. Business Case dibuat untuk memperkuat atau memperjelas akan pentingnya tema / judul yang diambil untuk dijadikan project improvement.  Beberapa pertanyaan berikut ini dapat membantu perumusan business case  :
•  Mengapa project penting untuk dilakukan ?
•  Mengapa perlu dilakukan saat ini ?
•  Apa konsekuensinya jika project ini tidak dilakukan ?

Problem Statement
Problem statement berguna untuk memperjelas masalah yang dipilih dan mencakup deskripsi permasalahan yang ada. 
Problem statement harus mampu menjawab beberapa pertanyaan berikut :
a.Apa yang tidak sesuai dengan keinginan customer ? 
b.Kapan dan dimana problem terjadi ?
c.Seberapa besar dan apa akibat problem tersebut ?
>>>> Hindari penggunaan pernyataan negatif dan asumsi belaka.
>>>> Hindari pernyataan yang mengarah pada penemuan sumber penyebab. 

Project Scope
Project Scope berguna untuk membatasi ruang lingkup project perbaikan yang dilaksanakan.
Beberapa hal yang dapat dimunculkan dalam project scope antara lain :
batasan proses, lokasi, kendala yang dihadapi, dan lainnya. Untuk memudahkan dapat menggunakan peta SIPOC (supplier-input-processoutput-customer)


SUPPLIER (S)  :  Orang atau kelompok yang menyediakan/memberikan/mensuplai   data/informasi, material, dokumen, atau sumber daya yang lain. 
INPUT (I)  :  Data/informasi, material, dokumen atau sumber daya yang lain yang   digunakan dalam Proses.
PROCESS (P)  :  Sekumpulan langkah atau tahapan yang mentransformasikan Input   menjadi Output dan idealnya memberikan nilai tambah.
OUTPUT (O)  :  Hasil akhir dari Process.
CUSTOMER (C) :  Orang, kelompok, atau proses yang menerima Output.

Key Point dalam menentukan Tema & Judul :
1 Tema merupakan problem tunggal yang diambil dari problem majemuk
Sistematika alur penentuan project improvement jelas, runut ke arah pengerucutan masalah (Masalah tunggal) di dukung dengan data valid   Beberapa Sumber Tema :   - Tujuan Perusahaan / allignment Form 8, Form 9, Form 10   - KPI   - Hasil Audit   - Hasil Critical Risk Assessment   - Voice Of Customer    
2 Tema adalah Tujuan Aktivitas QCC  
Tema bukan aktiviatas,solusi, tetapi tujuan dari aktivitas yang mengarah ke QCDSM  
3 Tahap Awal ambil 5 problem utama  
Problem adalah penyimpangan keadaan ideal / harapan / Target dengan Actual   Identifikasi problem majemuk dengan stratifikasi / pareto untuk menenetukan tema    
4 Breakdown Problem
Tema yang di tentukan melalui  hasil stratifikasi Problem, harus diuraikan / Diturunkan (breakdown) dengan pareto untuk mendapatkan problem yang lebih kecil, prioritas ,dan tunggal sehingga bisa menentukan judul

STEP 2 (MENETAPKAN TARGET)

Setelah tema diputuskan (dipilih), maka saatnya untuk menentukan target.  Target yang terukur akan lebih mudah dipahami. Gunakan pertimbangan berikut untuk menetapkan target perbaikan: 
APA  : item atau karakteristik yang akan dievaluasi 
BERAPA : nilai target yang akan dicapai (terukur)
KAPAN : pengiriman atau target tsb  selesai

Point-point yang perlu diperhatikan dalam menentukan target  :


Key Point dalam menentukan Target :    
1 Target harus menantang
Target merupakan tantangan, ditetapkan tujuan paling maksimal yang dihadapi dan diselesaikan oleh group
2 Target Berkorelasi dengan Judul yang diangkat
3 Menjelaskan target berdasarkan  :  
a. Berdasarkan SMART :
• S = Target Secara spesifik
• M = paparkan ukuran target (menaikkan,menurunkan)dari berapa menjadi berapa / Accountable
• A = Paparkan hal yang mendukung bahwa target dapat di capai dan terukur (kalkulasi,kemampuan source,kejadian history,benchmark di tempat lain)
• R = Target ada dasar penentuan (mendukung target perusahaan, kalkulasi teknis)
• T = Waktu target dicapai   
b. Berdasarkan Target yang ditetapkan perusahaan  
c. Target yang diminta oleh Customer  
d. Kondisi Terbaik yang pernah dicapai  
e. Hasil dari analisa / perhitungan ilmiah
    
4 Paparkan prediksi manfaat potensial dan masalah potensial (SWOT Target) & Key Succes Factor Target
5 Verifikasi Stakeholder yang terlibat dengan proyek improvement
6 Tunjukkan Charter letter of apporoval Target dari management (Facilitator/Dept Head/PM)

STEP 3 (ANALISA FAKTOR PENYEBAB & MENENTUKAN SUMBER PENYEBAB)

Lakukan Analisa Kondisi yang Ada (Anakonda)
Melakukan penyelidikan dan analisis secara lebih teliti dengan tujuan :


Sasaran  :
1.Menemukan akar permasalahan yang sebenarnya.
2.Mendapatkan fakta dan data tentang penyimpangan- penyimpangan atau kondisi-kondisi yang tidak baik, yang berhubungan dengan akar permasalahan.

Aktivitas :
1. Persempit masalah
2. Genba, pergi ketempat terjadinya masalah :
   a. Selidiki diproses mana masalah itu terjadi
  b. Selidiki kronologis terjadinya masalah, sehingga kapan dan bagaimana terjadinya masalah itu dipahami dengan baik.
   c. Kumpulkan fakta , data tentang kondisi-kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi

Key Point dalam mencari Akar Masalah :  
Membuat ANAKONDA (Analisa Kondisi yang Ada)
- Anakonda didasari dari setiap proses yang sudah ditentukan di SIPOC
- Cari Potensi Penyebab langsung yang berkorelasi dengan masalah yang di angkat (berkorelasi dengan judul), dengan cara :
  1. Gemba / Real Place = Melihat langsung ke tempat kejadian/fakta
 2. Genchi / Real Thinks = Mencari sesuatu yang nyata secara langsung dengan memperhatikan faktor 4M+1E
  3. Gembutsu / Real Fact = Mendapatkan Fakta dari data terkini/relevan
- Jangan mengarah ke solusi dulu dan berasumsi (Hindari Jump to Conclution)
- Adanya pembagian tugas dari tiap anggota tim dalam melakukan validasi dan pengamatan

Key Point dalam menentukan Akar Penyebab :  
Membuat Diagram Sebab Akibat 
-  Menggunakan Fishbone Diagram / Relation Diagram
-  Akar pertama pada Fishbone/Relation di ambil dari Hasil Anakonda yang hasil validasi bermasalah (menyimpang dari standart)
-  Penulusuran dalam mencari akar penyebab dipaparkan secara sistematis dan logis dapat dibuktikan saling berkorelasi Fishbone/Relation diagram)
-  Pada saat penelusuran akar penyebab, bertanyalah Why minimal 3 kali
-  Akar penyebab dominan jgn mengarah kepada solusi(Hindari Jump to Conclution)   Membuat Validasi Akar Penyebab 
-  Akar Penyebab divalidasi dan paparkan dengan bukti pengamatan lapangan
-  Sebaiknya ditentukan akar penyebab dominan

STEP 4 (MENCARI IDE-IDE & RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN)

Bertujuan untuk merencanakan penanggulangan yang efektif untuk menghilangkan penyebab utama Pikirkan beberapa alternative penanggulangan berdasarkan kriteria berikut : 
1. Dampak (Seberapa besar masalah itu bisa dieliminir).
2. Teknis (Apakah ide perbaikan dapat dilakukan, diterapkan dan mudah dioperasikan).
3. Ekonomis (Berapa keuntungan / penghematan biaya yang didapat).
 Bila ide-ide solusi lebih dari satu maka pilihlah solusi yang terbaik
 Kriteria solusi terbaik adalah yang memberikan dampak paling maksimal dalam arti biaya solusi rendah dan memberikan manfaat paling besar
 Biaya (cost) solusi adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan solusi termasuk biaya pengoperasiannya (pengembangan & implementasi)
 Manfaat (benefit) solusi adalah kemungkinan dampak positif yang timbul karena solusi yang diberikan, misalnya :
pengurangan biaya operasi, pengurangan cycle time, penghematan pemakaian material, peningkatan produktivitas, dll
 Memilih ide solusi merupakan tindakan pengambilan keputusan
 Baik biaya maupun benefit yang dinyatakan berkaitan pemilihan solusi adalah bersifat prakiraan (estimation), ini disebabkan belum ada implementasi solusi
 Salah satu alat untuk memilih solusi ‘terbaik’ adalah dengan SOLUTION SELECTION MATRIX
 Pada saat mengambil keputusan hal yang sering dipakai adalah analisa biaya-manfaat (cost-benefit) dan prediksi perubahan kinerja
 Keputusan yang diambil adalah solusi yang memberikan peningkatan kinerja paling besar dan memerlukan biaya yang paling kecil serta memperoleh manfaat yang besar (GRAND SLAM)

Key Point dalam Mencari  Ide Perbaikan :
1. Ide Perbaikan Menanggulangi Akar Penyebab
2. Ide Perbaikan dipaparkan dengan alternatif solusi (lebih dari 1 ide)
3. Setiap anggota tim berkontribusi dalam mencari ide perbaikan
4. Pencarian ide bisa dilakukan dengan Brainstorming, hasil studi literatur, hasil benchmark, dll.  

Key Point dalam Menentukan (Memilih) Ide Perbaikan :
1. Proses pemilihan ide perbaikan berdasarkan atas analisis yang disepakati oleh TIM / Buat Matrix analysis keputusan (Ex. Analisa Biaya,Waktu,Kemudahan,Keefektifan,dll)
2. Uraikan detail action plan perbaikan dengan 5W2H (What, How, Why, When, Where, Who, How Much) serta distribusi peran masing2 anggota tim
3. Sebaiknya disampaikan "target antara" dari setiap solusi yang dipilih. Target Antara = Target untuk memaparkan korelasi penurunan masalah pada akar masalah dengan cara menjalankan solusi menanggulangi akar penyebab
4. Sebaiknya disertakan Validasi / Approval Facilitator (Atasan) dari setiap Ide yang ditentukan

STEP 5 (IMPLEMENTASIRENCANA PERBAIKAN)

Bertujuan melaksanakan penanggulangan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.  Semua orang yang terlibat ikut berperan aktif sesuai dengan pembagian tugas yang telah disepakati. 
Kumpulkan data dan catat semua hal-hal yang menyimpang selama pelaksanaannya.
Pengecekan hasil dilakukan dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan / penanggulangan.

Cara penanggulangan bisa dengan metoda ECRS: 
- Eliminate  :  Penghilangan 
- Combine  :  Penggabungan 
- Re-Arrange  :  Penataan/penyusunan ulang 
- Simplify  :  Penyederhanaan

YANG PENTING ADALAH SEMANGAT, ANTUSIASME, DAN BUKTI   BUKAN RENCANA BESAR TETAPI TIDAK ADA YANG TERLAKSANA

Yang perlu dijelaskan dalam Step Penanggulangan Hasil atau aktivitas pelaksanaan “ HOW “ 
 Liku – liku aktivitas yang telah dilaksanakan
 Kesulitan yang telah dilalui 
 Hasil yang telah dicapai dan bagaimana cara mendapatkannya 
 Melakukan PDCA, sampai semaksimal mungkin

KEY POINT DALAM IMPLEMENTASI IDE PERBAIKAN :    
1. Paparkan potensial kendala yang kira2 akan dihadapi pada saat melangkah di implementasi perbaikan
2. Ceritakan Implementasi secara berurutan terhadap proses detail
3.  Pada saat implementasi ada sistem pantau monitoring mengenai apa yang kita lakukan. (PICA format disiapkan dilampirkan saja di ordner, kalau ditanya diperlihatkan)
4. Sampaikan hambatan pada saat implementasi, dan biasanya ada picanya, lalu bagaimana kita mengatasi dan menindaklanjuti pica tersebut. (dokumen kontrol / eviden di simpan saja dalam 1 ordner) 
5. Sampaikan perubahan positif dari setiap implementasi perbaikan, harus diperjelas (sebelum, proses perbaikan, bagaimana melakukan, dan hasilnya dapat digambarkan dan dijelaskan)
6. Sebaiknya Sampaikan hasil evaluasi "target antara" dari setiap perbaikan, untuk membuktikan kontribusi positif dan korelasi terhadap solving akar penyebab

STEP 6 (EVALUASI HASIL)

1. Menjawab target.                                                                       
• Pastikan evaluasi hasil untuk menjawab target pada Langkah 2, sebelum melihat dampak yang lain !
2. Penghitungan Cost – Benefit.                                                      
• Diukur perbandingan antara benefit yang didapat dengan biaya (cost) yang dikeluarkan.
3. Tinjauan keberhasilan dengan tolok ukur QCDSM. 
• Melakukan analisis perubahan dan manfaat pelaksanaan project perbaikan secara  keseluruhan.

Benefit - Cost 
PERHITUNGAN BENEFIT   :
Perhitungan benefit yang diperoleh dilakukan untuk mengetahui dampak implementasi solusi yang dilakukan.
Benefit yang diperoleh bisa dibedakan menjadi dua jenis, yaitu  :             
1. Tangible Benefit (Real Benefit)                                                                 
2. Intangible Benefit (Potential Benefit)

Tangible Benefit 
Manfaat yang langsung kelihatan atau “manfaat riil”. Tangible Benefit biasanya digunakan untuk menghitung manfaat bersih (net benefit).

Intangible Benefit   
Manfaat yang tidak langsung kelihatan atau “manfaat potensial”. Intangible Benefit tidak digunakan untuk menghitung QUALITY INCOME

STEP 7 (STANDARISASI)

Standardisasi  diperlukan untuk  mencegah masalah yang terulang kembali. Standarisasi yang dibuat sebaiknya dilakukan dalam bentuk QMS, (SOP, Standar Parameter, Instruksi Kerja, Kebijakan, dll) 
Alasan utamanya adalah :



Standard Operating Procedure (SOP) Adalah serangkaian kegiatan yang diatur secara sistematis untuk mencapai suatu tujuan. Fungsi SOP adalah :
1. Melaksanakan salah satu alat pengndalian operasional (Operational Control) sehingga pengamanan terhadap harta (Asset) perusahaan dapat dicapai.
2. Memonitor kegiatan secara terus menerus dan menganalisis kemungkinan efisiensi dan efektivitas suatu pekerjaan dapat ditingkatkan lagi.
3. Menetapkan secara jelas pemisahan wewenang dan tanggung jawab, baik internal unit kerja yang bersangkutan maupun antar unit kerja.
4. Menjelaskan kebijakan operasional dalam melaksanakan kegiatan masing-masing departemen maupun site.
5. Memudahkan pelatihan bagi karyawan/wati baru di suatu unit kerja serta mempercepat proses belajar dalam perusahaan secara keseluruhan.

Instruksi Kerja (INK)  Adalah rangkaian aktivitas yang menggambarkan mengenai “bagaimana” aktivitas atau fungsi disuatu bagian atau unit kerja dilaksanakan.

Standard Parameter (STD) Adalah Parameter atau ukuran-ukuran atau regulasi Standard yang dijadikan acuan dalam melakukan suatu proses.

 

STEP 8 (PERBAIKAN BERIKUTNYA) 

 Kontrol dan memantau agar masalah yang sudah diatasi tidak terulang kembali, dengan cara menjamin Standardisasi  dilaksanakan dengan benar.
 Mempelajari data-data kondisi saat ini, dan menentukan thema berikutnya.
 Setidaknya sampaikan hal-hal berikut ini :
 Tema dan Judul Improvement berikutnya

 Time frame Improvement berikutnya

Demikian penjelsan dari saya terkait 8 step presentasi standard Astra Group yang saya ketahui. jika ingin minta contoh file untuk presentasi 8 step tersebut silahkan bisa email ke mikhaandri11@gmail.com nanti akan saya share. jangan lupa komentarnya ya.


Blogger
Disqus
Pilih Sistem Komentar

Tidak ada komentar

Komentar Link Promo Akan Masuk SPAM